Σε μια κίνηση που προκάλεσε ποικίλα σχόλια, εντός και εκτός Υφυπουργείου Πρόνοιας, το έργο του οποίου είναι να στηρίζει ευάλωτες ομάδες του πληθυσμού, κυρίως αυτών που διαβιούν κάτω από το όριο της φτώχιας, προέβη το Υφυπουργείο, το οποίο διαθέτει... 185 χιλιάδες ευρώ, για αγορά υπηρεσιών για σκοπούς μάρκετινγκ.
Πιο συγκεκριμένα, προκηρύχθηκε διαγωνισμός για «Αγορά Υπηρεσιών Υπεύθυνου Επικοινωνίας / Διαχειριστή Επικοινωνιακών Κρίσεων και Δημόσιας Εικόνας των ΥΚΕ», με εκτιμώμενη αξία -χωρίς ΦΠΑ- 185 000 ευρώ, ενώ σύμφωνα με τα σχετικά έγγραφα που δημοσιεύτηκαν, η σύμβαση αφορά:
«Στην αγορά υπηρεσιών Υπεύθυνου Επικοινωνίας / Διαχειριστή Επικοινωνιακών Κρίσεων και Δημόσιας Εικόνας των Υπηρεσιών Κοινωνικής Ευημερίας (ΥΚΕ) με σκοπό την ανάπτυξη και διατήρηση ενός θετικού περιβάλλοντος για τις ΥΚΕ, που να ενισχύει την επιτυχή υλοποίηση και βιωσιμότητα των δράσεων της Αναδιάρθρωσης των ΥΚΕ. Θετικό περιβάλλον για τις ΥΚΕ, περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, τη θετική εικόνα των ΥΚΕ, την αποκατάσταση της εικόνας αυτής σε περιόδους κρίσης και την ελαχιστοποίηση τυχόν αρνητικών επιπτώσεων. Η Σύμβαση εντάσσεται στο Έργο «Αναδιάρθρωση των Υπηρεσιών Κοινωνικής Ευημερίας» το οποίο υλοποιείται στο πλαίσιο του Προγράμματος Πολιτικής Συνοχής «ΘΑλΕΙΑ 20212027» με τη συγχρηματοδότηση της ΕΕ».
Σύμφωνα με τα αναλυτικά έγγραφα που έχουν δημοσιευτεί, ο Ανάδοχος καλείται να διασφαλίζει συνεχή διαθεσιμότητα και άμεση επιχειρησιακή ανταπόκριση και μεταξύ άλλων, καλείται να προβαίνει στα ακόλουθα:
1. Δημιουργία και διατήρηση σχέσεων με δημοσιογράφους και άλλους του εν λόγω χώρου που δραστηριοποιούνται σε ρεπορτάζ κοινωνικής πολιτικής, υγείας, ανθρωπιστικών θεμάτων και δημόσιων υπηρεσιών.
Για τον σκοπό αυτό, αναμένονται οι πιο κάτω ενέργειες:
- Δημιουργία και συνεχή ενημέρωση οργανωμένης βάσης δεδομένων επαφών με δημοσιογράφους και ΜΜΕ.
- Συστηματική διαχείριση της επικοινωνίας με τα ΜΜΕ μέσω της αποστολής δελτίων τύπου, προσκλήσεων σε εκδηλώσεις, ανακοινώσεων ή ενημερωτικών δελτίων, όποτε προκύπτουν και κατόπιν έγκρισης της ΔΥΚΕ.
- Συνεργασία με τους αρμόδιους Λειτουργούς των ΥΚΕ για ετοιμασία των απαντήσεων σε γραπτά ερωτήματα / αιτήματα των δημοσιογράφων ώστε να διασφαλίζεται η τάχιστη ανταπόκριση.
2. Συνεργασία με ανώτατα στελέχη και αρμόδιους Λειτουργούς Κοινωνικών Υπηρεσιών στα Κεντρικά Γραφεία των ΥΚΕ για σκοπούς σύνταξης ή / και επιμέλειας κειμένων εξωτερικής επικοινωνίας:
- Δελτία τύπου
- Ανακοινώσεις
- Ενημερωτικά δελτία (newsletters)
3. Κατάλληλη προετοιμασία και υποστήριξη εκπροσώπων των ΥΚΕ ενόψει συμμετοχών τους σε δημόσιες παρεμβάσεις όπως τηλεοπτικές ή / και ραδιοφωνικές εκπομπές, συνεντεύξεις και άλλες..
Για κάθε δημόσια παρέμβαση και πριν από αυτή, ο Ανάδοχος θα παρέχει κατ’ ελάχιστον να υποβάλλει τα πιο κάτω στην Αναθέτουσα Αρχή:
- γραπτό σημείωμα ενημέρωσης (briefing note) για το περιεχόμενο, τους στόχους και το κοινό της εκπομπής.
- θεματικά σημεία παρέμβασης (talking points) βασισμένα σε επικοινωνιακά μηνύματα των ΥΚΕ.
- γραπτή εισήγηση για πιθανές ερωτήσεις και προτεινόμενες απαντήσεις,
- συμβουλευτική υποστήριξη προς τον εκπρόσωπο των ΥΚΕ πριν την παρέμβαση π.χ. για τη διαχείριση ερωτήσεων, ορθή στάση σώματος, φωνητική έκφραση και τρόπος παρουσίασης, προσομοιώσεις συνεντεύξεων.
Επιπρόσθετα, το μηνιαίο συνοπτικό δελτίο ενεργειών (activity log) θα πρέπει να περιλαμβάνει σχετικό αρχείο καταγραφής προετοιμασίας (media coaching log).
4. Συλλογή και ανάλυση δεδομένων αναφορικά με την αποτελεσματικότητα και την πρόοδο της Επικοινωνιακής Στρατηγικής στη βάση του πλαισίου παρακολούθησης και αξιολόγησης της αποτελεσματικότητας της Επικοινωνιακής Στρατηγικής και της εικόνας των ΥΚΕ που θα δοθεί από τον Ανάδοχο στο στάδιο υποβολής της Έκθεσης Έναρξης. Στο πλαίσιο αυτό, ο Ανάδοχος θα πρέπει να προωθεί τέλος κάθε μήνα τον μήνα ή / και όποτε ζητείται από την Αναθέτουσα Αρχή, συνοπτική Έκθεση με τα πιο πάνω δεδομένα. Ακολούθως, οι συνοπτικές αυτές Εκθέσεις θα πρέπει να επισυνάπτονται στις Εκθέσεις Προόδου μαζί με ενιαία συνοπτική ανάλυση για το σύνολο της περιόδου που αφορά εκάστη Έκθεση Προόδου.
5. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να είναι σε θέση για άμεση αντίδραση σε απρόβλεπτες καταστάσεις (αρνητική δημοσιότητα, προβολή περιπτώσεων μονοδιάστατα κ.ά.) με στρατηγικές που διαφυλάσσουν την αξιοπιστία του Οργανισμού. Παράλληλα, θα πρέπει να καθοδηγεί τη Διεύθυνση ή/και διοίκηση ή/και άλλα ανώτερα στελέχη των ΥΚΕ για την κατάλληλη αντιμετώπιση των εν λόγω κρίσεων.
Η διαχείριση κρίσεων τεκμηριώνεται μέσω:
- τήρησης μηνιαίου μητρώου κρίσεων (crisis log), το οποίο θα πρέπει να περιλαμβάνεται στο μηνιαίο συνοπτικό δελτίο ενεργειών (activity log).
- παραγωγής γραπτών επικοινωνιακών/στρατηγικών σημειωμάτων προς την Αναθέτουσα Αρχή
- παραγωγής σχετικού υλικού (ανακοινώσεις, απαντήσεις σε δημοσιογράφους, συγκεκριμένα σημεία που πρέπει να ειπωθούν από εκπροσώπους των ΥΚΕ)
- σύντομης αποτίμησης μετά την αντιμετώπιση κάθε περιστατικού.
Big brother των social media και ΜΜΕ
Πέραν των πιο πάνω, σύμφωνα πάντα με τα όσα καταγράφονται στα επίσημα έγγραφα, ο Ανάδοχος καλείται να παρακολουθεί και να καταγράφει καθημερινά τις αναφορές των ΜΜΕ και ΜΚΔ, καθώς και να παρέχει σχετική ενημέρωση προς την Αναθέτουσα Αρχή ως προς τα ακόλουθα:
(α) για θέματα υψηλής σοβαρότητας/κρίσης, ενημέρωση χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και ενεργοποίηση διαδικασίας διαχείρισης κρίσης,
(β) για θέματα μέσης σοβαρότητας, ενημέρωση εντός της ίδιας εργάσιμης ημέρας, και
(γ) για θέματα χαμηλής σοβαρότητας, συγκεντρωτική καταγραφή στην επόμενη περιοδική αναφορά.
Ενδεικτικά, οι ενέργειες υλοποίησης του πιο πάνω περιλαμβάνουν τα εξής:
- Καθορισμός λίστας λέξεων-κλειδιών, οι οποίες θα χρησιμοποιούνται για την αυτόματη ή χειροκίνητη ανίχνευση σχετικών δημοσιεύσεων (π.χ. ΥΚΕ, ευημερίας, πρόνοια, κοινωνικές παροχές κ.λπ.).
- Καθημερινή παρακολούθηση έντυπων, ηλεκτρονικών, ραδιοτηλεοπτικών και διαδικτυακών ΜΜΕ.
- Καταγραφή και ταξινόμηση των σχετικών δημοσιευμάτων σε βάση δεδομένων ή ηλεκτρονικό αρχείο.
- Αξιολόγηση του περιεχομένου (π.χ. θετικό, αρνητικό, ουδέτερο δημοσίευμα) για σκοπούς ανάλυσης εικόνας και τάσεων.
- Ετοιμασία δελτίου αναφοράς με τις κυριότερες αναφορές που έχουν εντοπιστεί και υποβολή στη Διεύθυνση των ΥΚΕ για ενημέρωση και λήψη απόφασης για τον τρόπο διαχείρισης (π.χ. έκδοση δελτίου τύπου).
- Η υλοποίηση τεκμηριώνεται μέσω των πιο κάτω, τα οποία θα πρέπει να περιλαμβάνονται στο μηνιαίο συνοπτικό δελτίο ενεργειών (activity log):
- ημερήσιου μητρώου παρακολούθησης ΜΜΕ και ΜΚΔ,
- αναφορών ειδοποίησης (alert reports) για θέματα υψηλής και μέσης σοβαρότητας,
- μηνιαίων συγκεντρωτικών εκθέσεων ανάλυσης εικόνας και τάσεων.
Επίσης, αναφέρεται πως ο Ανάδοχος καλείται να προβαίνει στα ακόλουθα σχετικά με την ψηφιακή παρουσία των ΥΚΕ:
- Διαχείριση της επίσημης ιστοσελίδας των ΥΚΕ (π.χ. ετοιμασία και ανέβασμα ενημερωτικού υλικού / ανακοινώσεων για τις υπηρεσίες / προγράμματα των ΥΚΕ, επικαιροποίηση και ενημέρωση της ιστοσελίδας, υποβολή εισηγήσεων για νέο περιεχόμενο).
- Δημιουργία λογαριασμού ΥΚΕ σε ΜΚΔ (π.χ. Facebook, Instagram), εντός δύο (2) εβδομάδων από την αποδοχή του Παραδοτέου Π.1.1. Έκθεση Έναρξης.
- Καθημερινή διαχείριση λογαριασμού ΥΚΕ σε ΜΚΔ, περιλαμβανομένων τη δημοσίευση αναρτήσεων / ανακοινώσεων / δελτίων τύπου / ενημερωτικών δελτίων (newsletters) καθώς και τη δημιουργία συστάσεων για κατάλληλη αντίδραση / απάντηση σε αναρτήσεις / σχόλια, όπου απαιτείται.
Ανάπτυξη επικοινωνιακής ταυτότητας ΥΚΕ
Επιπρόσθετα, ο Ανάδοχος, εντός τεσσάρων εβδομάδων από την ημερομηνία ενημέρωσής του, θα πρέπει να υποβάλει στις ΥΚΕ, συγκεκριμένη εισήγηση με την επικοινωνιακή ταυτότητα του Οργανισμού μέσω της οποίας θα διασφαλίζεται μια ενιαία, συνεπής και αναγνωρίσιμη οπτική γλώσσα σε όλα τα μέσα επικοινωνίας (έντυπα και ψηφιακά).
Στην περίπτωση αυτή, ο Ανάδοχος θα πρέπει να διασφαλίσει ότι όλες οι δράσεις επικοινωνίας που υλοποιούνται περιλαμβάνουν ορισμένα κοινά στοιχεία, τα οποία διασφαλίζουν την ομοιογένεια και δημιουργούν μια ενιαία οπτική ταυτότητα στην Επικοινωνιακή Στρατηγική.
Στο πλαίσιο αυτό, ο Ανάδοχος θα υλοποιήσει κατ’ ελάχιστον τα ακόλουθα:
- Σχεδιασμός λογοτύπου. Θα πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον δύο έως τριών (2–3) εναλλακτικών προσεγγίσεων ώστε οι ΥΚΕ να επιλέξουν το τελικό λογότυπο).
- Καθορισμός των βασικών στοιχείων της οπτικής ταυτότητας (π.χ. βασική χρωματική παλέτα, γραμματοσειρά, εικαστικό ύφος και γραφικά στοιχεία).
- Ανάπτυξη ενδεικτικών εφαρμογών της ταυτότητας σε βασικό επικοινωνιακό υλικό, όπως επιστολόχαρτο, επαγγελματικές κάρτες, πρότυπο παρουσιάσεων, πρότυπα εγγράφων ή ενημερωτικού υλικού κ.ά.
Ετοιμασία βίντεο
Στο κεφάλαιο δραστηριότητες, γίνεται λόγος για ετοιμασία σύντομων βίντεο (15 - 30 δευτερόλεπτα) ενημερωτικού χαρακτήρα για τις παρεχόμενες υπηρεσίες/προγράμματα των ΥΚΕ, περιλαμβανομένου του εκσυγχρονισμού των ΥΚΕ μέσω του Έργου Αναδιάρθρωσης των ΥΚΕ. Τα βίντεο μπορεί να είναι διαδραστικά με ενσωμάτωση γραφικών ή / και αξιοποίηση ηθοποιών.
«Υπολογίζεται να ετοιμάζονται τουλάχιστον δύο (2) βίντεο για κάθε έτος υλοποίησης της Σύμβασης. Ο αριθμός και η θεματολογία των βίντεο θα συμφωνούνται κατόπιν συνεργασίας και έγκρισης από την Αναθέτουσα Αρχή. Ο Ανάδοχος καλείται να ετοιμάζει κάθε βίντεο εντός δύο (2) εβδομάδων από την ημερομηνία ενημέρωσής του».
Παρουσία και εκπροσώπηση σε εκπομπές και συνεντεύξεις
Κατά την εκτέλεση της Σύμβασης, αναφέρεται ότι η Αναθέτουσα Αρχή δυνατόν να ζητήσει από τον Ανάδοχο:
- να παρευρεθεί σε τηλεοπτικές ή / και ραδιοφωνικές εκπομπές, συνεντεύξεις και άλλες δημόσιες παρεμβάσεις εκπροσώπων των ΥΚΕ με σκοπό την περαιτέρω υποστήριξή τους πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τις εκπομπές ή / και
- να εκπροσωπήσει ο ίδιος τις ΥΚΕ σε τηλεοπτική ή / και ραδιοφωνική εκπομπή με δια ζώσης παρουσία ή / και τηλεφωνική παρέμβαση ή / και διαδικτυακή παρέμβαση. Νοείται ότι σε αυτή την περίπτωση το περιεχόμενο των συζητήσεων / παρεμβάσεων θα εγκρίνεται από τις ΥΚΕ εκ των προτέρων.
